O Termo Aditivo é o instrumento utilizado para formalizar alterações, prorrogações ou complementações em instrumentos de parceria anteriormente celebrados pela Universidade Federal do Agreste de Pernambuco (UFAPE), desde que a alteração pretendida seja juridicamente admissível e esteja devidamente justificada.
A necessidade de celebração de Termo Aditivo deve ser identificada antes do término da vigência do instrumento original, sempre que a alteração pretendida depender de formalização entre os partícipes.
A Diretoria de Relações Interinstitucionais (DRINT) orienta as unidades da UFAPE quanto à instrução, tramitação e formalização dos Termos Aditivos relacionados às parcerias interinstitucionais.
Quando é necessário celebrar um Termo Aditivo?
O Termo Aditivo pode ser necessário quando houver necessidade de modificar formalmente alguma condição estabelecida no instrumento original.
Entre as situações mais comuns estão:
- prorrogação do prazo de vigência;
- alteração do plano de trabalho;
- alteração de metas ou etapas de execução;
- alteração do cronograma de execução;
- alteração do cronograma físico-financeiro;
- alteração ou complementação do objeto, quando juridicamente admissível;
- alteração do valor do instrumento, quando permitida;
- inclusão, exclusão ou substituição de obrigações dos partícipes;
- adequação de cláusulas do instrumento original;
- outras alterações que exijam formalização entre as partes.
Atenção: nem toda alteração exige Termo Aditivo. A necessidade e a forma de formalização devem ser analisadas de acordo com o instrumento celebrado, a natureza da alteração e a legislação aplicável.
Prorrogação de vigência
A prorrogação da vigência é uma das situações mais frequentes para celebração de Termo Aditivo.
A solicitação deve ser encaminhada à DRINT com antecedência suficiente para permitir a análise e a tramitação do processo antes do término da vigência do instrumento original.
Não se deve deixar a solicitação para os últimos dias de vigência, pois a celebração do Termo Aditivo depende de análise documental, manifestação das partes e, quando aplicável, análise jurídica e aprovação pelas instâncias competentes.
Para solicitar prorrogação, a unidade responsável deverá apresentar:
- justificativa técnica para a prorrogação;
- período adicional pretendido;
- situação atual da execução do objeto;
- metas já cumpridas;
- metas ainda pendentes;
- novo cronograma de execução, quando necessário;
- manifestação do partícipe quanto à concordância com a prorrogação;
- plano de trabalho atualizado, quando aplicável.
Alteração do Plano de Trabalho
Quando a execução da parceria exigir alteração de metas, etapas, atividades, cronograma ou outros elementos do Plano de Trabalho, a unidade responsável deverá apresentar a versão atualizada do documento.
A proposta de alteração deverá demonstrar:
- situação originalmente prevista;
- alteração pretendida;
- justificativa para a alteração;
- impactos sobre a execução do objeto;
- novas metas ou etapas, quando aplicável;
- novo cronograma;
- eventuais impactos financeiros.
As alterações propostas devem preservar a finalidade e o interesse público que fundamentaram a celebração do instrumento original.
Alteração de valor
A alteração do valor do instrumento somente poderá ser realizada quando houver previsão e fundamento jurídico que permitam a modificação.
Quando houver alteração financeira, a unidade responsável deverá apresentar documentação que demonstre:
- valor originalmente pactuado;
- valor da alteração pretendida;
- novo valor total;
- justificativa técnica e financeira;
- detalhamento da aplicação dos recursos;
- plano de aplicação atualizado;
- cronograma físico-financeiro atualizado, quando aplicável;
- manifestação de concordância dos partícipes.
A alteração financeira deverá ser analisada em conjunto com as demais condições do instrumento e observar a legislação aplicável.
Documentação necessária
A documentação necessária poderá variar de acordo com o tipo de instrumento e a alteração pretendida.
De forma geral, a solicitação deverá ser instruída com:
| Documento | Aplicabilidade |
|---|---|
| Ofício ou documento formal de solicitação | Obrigatório |
| Justificativa técnica | Obrigatório |
| Minuta do Termo Aditivo | Quando aplicável |
| Instrumento original | Obrigatório |
| Termos aditivos anteriores | Quando houver |
| Plano de Trabalho atualizado | Quando houver alteração no plano |
| Cronograma atualizado | Quando aplicável |
| Plano de aplicação dos recursos atualizado | Quando houver alteração financeira |
| Cronograma físico-financeiro atualizado | Quando aplicável |
| Manifestação do partícipe | Quando aplicável |
| Documentação complementar | Conforme a natureza da alteração |
Importante: a DRINT poderá solicitar documentação adicional sempre que necessária à análise da alteração proposta.
Fluxo de tramitação
Etapa 1 – Identificação da necessidade
A unidade responsável pelo acompanhamento da parceria identifica a necessidade de alteração do instrumento.
Etapa 2 – Elaboração da Justificativa
A unidade apresenta justificativa técnica detalhando a necessidade, a alteração pretendida e seus impactos sobre a execução da parceria.
Etapa 3 – Atualização dos documentos
Quando necessário, são atualizados o Plano de Trabalho, cronograma, plano de aplicação e demais documentos relacionados à alteração.
Etapa 4 – Encaminhamento a DRINT
A documentação é encaminhada à Diretoria de Relações Interinstitucionais para análise e instrução do processo.
Etapa 5 – Análise institucional e jurídica
O processo é submetido às análises e manifestações necessárias, de acordo com a natureza do instrumento e da alteração proposta.
Etapa 6 – Aprovação
Após as manifestações pertinentes, o Termo Aditivo é submetido às autoridades competentes para aprovação e assinatura.
Etapa 7 – Assinatura
O Termo Aditivo é assinado pelos representantes legalmente habilitados dos partícipes.
Etapa 8 – Publicação e registro
Quando exigido, o instrumento é publicado nos meios oficiais e registrado nos sistemas institucionais correspondentes.
Etapa 9 – Execução
Após a formalização, a parceria passa a ser executada de acordo com as condições estabelecidas no Termo Aditivo e nos documentos atualizados.
Quem deve solicitar o Termo Aditivo?
A solicitação deve ser realizada pela unidade responsável pela execução ou acompanhamento da parceria na UFAPE, observando-se as atribuições definidas no instrumento original.
A unidade proponente é responsável por apresentar a justificativa técnica e fornecer as informações necessárias à análise da alteração.
A DRINT atua na orientação, instrução e tramitação do instrumento, não substituindo a responsabilidade da unidade executora quanto ao acompanhamento técnico e à execução do objeto.
Atenção: o encaminhamento da solicitação à DRINT não significa, por si só, prorrogação ou alteração do instrumento. A alteração somente produzirá efeitos após a formalização do respectivo instrumento pelas partes competentes.
Situações que exigem atenção
Instrumento próximo do vencimento
Se o instrumento estiver próximo do término de sua vigência, a unidade deverá comunicar imediatamente a DRINT e apresentar a justificativa e a documentação necessárias.
Instrumento já vencido
A solicitação de alteração ou prorrogação após o término da vigência do instrumento exige análise específica e não deve ser tratada como uma simples prorrogação.
Por esse motivo, recomenda-se que qualquer necessidade de alteração seja comunicada à DRINT antes do vencimento.
Alteração do objeto
Alterações que modifiquem substancialmente o objeto originalmente pactuado podem não ser admitidas por Termo Aditivo. Nesses casos, poderá ser necessária a celebração de novo instrumento.
Alteração financeira
A inclusão ou alteração de recursos financeiros exige análise específica quanto à disponibilidade orçamentária, previsão legal e adequação ao instrumento original.
Termo Aditivo x Novo Instrumento
A escolha entre celebrar um Termo Aditivo ou um novo instrumento depende da natureza da alteração pretendida.
| Situação | Providência |
|---|---|
| Prorrogação da vigência | Termo Aditivo, quando permitido |
| Ajuste de cronograma | Termo Aditivo, quando necessário |
| Alteração de metas | Termo Aditivo, quando juridicamente admissível |
| Atualização do Plano de Trabalho | Termo Aditivo ou outro instrumento previsto na regulamentação aplicável |
| Alteração substancial do objeto | Avaliar necessidade de novo instrumento |
| Nova parceria com finalidade distinta | Novo instrumento |
| Alteração que descaracterize a parceria original | Novo instrumento |
A DRINT deverá ser consultada sempre que houver dúvida quanto ao instrumento adequado.
Perguntas frequentes
É possível solicitar um Termo Aditivo depois que o instrumento venceu?
A solicitação deve ser realizada antes do término da vigência. Após o vencimento, a situação deverá ser submetida à análise da DRINT e das demais instâncias competentes, não sendo possível presumir a possibilidade de prorrogação.
É possível prorrogar um instrumento várias vezes?
A possibilidade de prorrogação depende da natureza do instrumento, da legislação aplicável e das condições estabelecidas no instrumento original. Cada solicitação deverá ser analisada individualmente.
Toda alteração precisa de Termo Aditivo?
Não necessariamente. Algumas alterações podem ser formalizadas por outros mecanismos previstos no instrumento ou na regulamentação aplicável. A DRINT deverá ser consultada para definição do procedimento adequado.
Quem elabora a justificativa técnica?
A justificativa deve ser elaborada pela unidade responsável pelo projeto ou pela execução da parceria, pois é essa unidade que possui conhecimento técnico sobre a necessidade da alteração e seus impactos.
O Termo Aditivo pode alterar o objeto original?
Somente dentro dos limites permitidos pela legislação e pela natureza do instrumento. Alterações substanciais que descaracterizem o objeto original podem exigir a celebração de novo instrumento.
Quando o Termo Aditivo passa a produzir efeitos?
O Termo Aditivo produz efeitos conforme as condições nele estabelecidas e após sua formalização pelas partes competentes, observadas as exigências de publicação e registro aplicáveis.
Documentos e modelos
Para iniciar a tramitação de um Termo Aditivo, consulte os modelos e documentos disponibilizados pela DRINT.
Documentos para download
[MODELO DE OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO DE TERMO ADITIVO]
[MODELO DE JUSTIFICATIVA TÉCNICA]
[MODELO DE PLANO DE TRABALHO ATUALIZADO]
[MODELO DE TERMO ADITIVO]
[CHECKLIST PARA TERMO ADITIVO]
Os modelos devem ser utilizados de acordo com a natureza do instrumento e poderão ser adaptados conforme as características específicas de cada parceria.
Contato
Diretoria de Relações Interinstitucionais – DRINT/UFAPE
Para orientações sobre alteração, prorrogação ou formalização de Termos Aditivos, entre em contato com a DRINT antes de encaminhar o processo, especialmente quando houver dúvida sobre a necessidade de alteração do instrumento ou sobre a documentação necessária.
E-mail: drint@ufape.edu.br
Universidade Federal do Agreste de Pernambuco – UFAPE*