O Acordo de Cooperação Técnica (ACT) é o instrumento utilizado para formalizar uma parceria entre a UFAPE e outra instituição para a execução de ações, projetos ou atividades de interesse comum, estabelecendo objetivos, atividades, responsabilidades, cronograma e resultados esperados.
O ACT sem transferência de recursos financeiros é adequado quando a cooperação envolve a realização de atividades conjuntas, compartilhamento de conhecimentos, desenvolvimento de projetos, capacitações, pesquisas, ações de extensão, intercâmbio técnico ou outras atividades de interesse comum, sem transferência direta de recursos financeiros entre as instituições signatárias.
Diferentemente do Protocolo de Intenções, o ACT é utilizado quando a cooperação já está suficientemente definida para permitir a formalização das ações concretas que serão desenvolvidas pelas instituições.
Importante: a ausência de transferência de recursos financeiros não significa ausência de responsabilidades. O ACT deverá definir claramente as obrigações e responsabilidades de cada instituição na execução da parceria.
Exemplos de atividades que podem ser formalizadas por ACT
- desenvolvimento conjunto de projetos;
- ações de pesquisa;
- atividades de extensão;
- capacitações e treinamentos;
- intercâmbio técnico e científico;
- compartilhamento de conhecimentos e experiências;
- desenvolvimento de metodologias;
- realização de eventos e atividades acadêmicas;
- ações de inovação;
- atividades de apoio técnico;
- outras ações de interesse comum entre as instituições.
Antes de iniciar o processo, a unidade interessada deverá verificar:
- Qual é a instituição parceira?
- Qual é o objeto da cooperação?
- Qual problema ou necessidade justifica a parceria?
- Quais atividades serão desenvolvidas?
- Quais são os objetivos?
- Quais são os resultados esperados?
- Qual será o cronograma?
- Qual será a responsabilidade da UFAPE?
- Qual será a responsabilidade da instituição parceira?
- Haverá transferência direta de recursos financeiros?
Com estas informações, o interessado deverá preparar um plano de trabalho, conforme modelo próprio da DRINT
[BAIXAR MODELO DE PLANO DE TRABALHO ACT-DRINT]
Fluxo para celebração do ACT
Etapa 1 – Identificação da oportunidade de cooperação
A unidade interessada identifica uma oportunidade de cooperação entre a UFAPE e outra instituição.
Nesta etapa, devem ser definidos:
- o objeto da parceria;
- a instituição parceira;
- os objetivos gerais;
- as principais atividades;
- a inexistência de transferência direta de recursos financeiros.
Etapa 2 – Elaboração do projeto
A proposta deverá ser estruturada de forma que permita compreender claramente a cooperação pretendida.
O projeto deve ser realizado no modelo próprio da Universidade, de acordo com a modalidade específica da ação (Pesquisa, Extensão, Inovação)
Etapa 3 – Institucionalização da proposta
Após a elaboração do projeto, a proposta deverá ser institucionalizada junto ao Comitê/Comissão correspondente a ação (Comitê de Pesquisa, Comissão de Extensão ou Departamento de Inovação), para apreciação e aprovação do mérito acadêmico da cooperação pela Câmara de Ensino, Pesquisa e Extensão. Apenas as iniciativas de inovação não necessitarão de parecer específico da Câmara para garantir o sigilo dos dados, será necessário apenas a decisão do Departamento de Inovação.
A decisão da Câmara ou do Departamento deverá integrar a documentação do processo encaminhado à DRINT.
Etapa 4 – Abertura de processo e encaminhamento da proposta a DRINT
Após a aprovação da proposta pela Câmara, a documentação deverá ser encaminhada à DRINT contendo:
- informações institucionais da instituição parceira e de seu representante legal.
- ofício de solicitação;
- decisão da Câmara;
- plano de trabalho (conforme modelo específico da DRINT);
[BAIXAR MODELO DE PLANO DE TRABALHO – DRINT]
Quanto mais detalhado e objetivo for o plano de atividades, mais fácil será a análise da proposta e a elaboração da minuta do ACT.
Etapa 5 – Análise documental e técnica da proposta
Após o recebimento da documentação, a DRINT realizará a análise documental e técnica da proposta, verificando:
- adequação do objeto;
- interesse institucional;
- conformidade do plano de trabalho;
- viabilidade da cooperação;
- documentação necessária para a formalização.
Caso sejam identificadas pendências, a unidade responsável será orientada quanto aos ajustes necessários.
Etapa 6 – Elaboração da minuta
Após a análise da proposta, a DRINT elaborará a minuta do Acordo de Cooperação Técnica.
A minuta será estruturada considerando:
- objeto;
- objetivos;
- atividades;
- responsabilidades das partes;
- plano de trabalho;
- vigência;
- acompanhamento e fiscalização;
- recursos;
- propriedade intelectual, quando aplicável;
- proteção de dados, quando aplicável;
- alterações;
- encerramento;
- demais cláusulas necessárias à formalização da parceria.
Etapa 7 – Análise jurídica
Após a elaboração da minuta, o processo será encaminhado para análise jurídica pela Procuradoria Federal junto à UFAPE, quando cabível.
A Procuradoria poderá:
- aprovar juridicamente o instrumento;
- formular recomendações;
- solicitar ajustes;
- solicitar esclarecimentos ou complementações.
Etapa 8 – Ajustes durante a tramitação
Caso sejam solicitadas alterações técnicas ou jurídicas, a DRINT e/ou a unidade responsável pela proposta deverão providenciar os ajustes necessários.
Quando necessário, a proposta poderá retornar à unidade interessada para complementação de informações ou adequação do plano de trabalho.
Importante: a tramitação somente avançará para a etapa seguinte após o atendimento das pendências identificadas.
Etapa 9 – Aprovação e assinatura
Após a conclusão das análises e o atendimento dos ajustes necessários, o processo seguirá para as instâncias institucionais competentes.
Concluída essa etapa, o ACT será encaminhado para assinatura dos representantes legais da UFAPE e da instituição parceira.
Etapa 10 – Publicação e Registro
Após a assinatura:
- o instrumento será registrado institucionalmente;
- serão realizados os procedimentos de publicação aplicáveis;
- o processo permanecerá formalmente instruído para acompanhamento da parceria.
Etapa 11- Início da execução
A execução das atividades deverá ocorrer de acordo com o ACT e o respectivo plano de trabalho, observando:
- as atividades previstas;
- o cronograma;
- as responsabilidades de cada instituição;
- os resultados esperados;
- as demais condições estabelecidas no instrumento.
Etapa 12 – Acompanhamento e monitoramento
Durante a vigência do ACT, a parceria deverá ser acompanhada pelas unidades e responsáveis designados.
O acompanhamento deverá verificar, conforme aplicável:
- cumprimento das atividades;
- cumprimento do cronograma;
- execução das responsabilidades;
- alcance dos resultados esperados;
- necessidade de ajustes;
- eventuais dificuldades na execução.
Quando necessário, as partes deverão formalizar as alterações pertinentes ao instrumento.
Encerramento da parceria
17. Encerramento da parceria
Ao término da vigência ou após o cumprimento do objeto, a cooperação deverá ser formalmente encerrada.
O processo deverá ser instruído com os documentos necessários ao registro do encerramento e, posteriormente, arquivado conforme os procedimentos institucionais aplicáveis.
Checklist para solicitar um ACT
Antes de encaminhar a proposta à DRINT, confira:
- A instituição parceira está definida?
- O objeto da cooperação está claramente definido?
- Foi confirmada a inexistência de transferência direta de recursos financeiros?
- A justificativa da parceria foi elaborada?
- Os objetivos foram definidos?
- As atividades foram detalhadas?
- O cronograma foi elaborado?
- Os resultados esperados foram definidos?
- As responsabilidades da UFAPE foram definidas?
- As responsabilidades da instituição parceira foram definidas?
- A proposta foi submetida à Câmara de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação?
- A decisão da Câmara foi emitida?
- O plano de trabalho foi elaborado?
- As informações institucionais da instituição parceira foram reunidas?
- Os dados do representante legal foram conferidos?
- O ofício de solicitação foi elaborado?
Perguntas frequentes
O ACT pode ter recursos financeiros?
Esta página trata especificamente de ACT sem transferência direta de recursos financeiros entre as instituições.
Caso a parceria envolva transferência de recursos, deverá ser utilizado o fluxo e o instrumento jurídico aplicáveis à situação.
Preciso de um Protocolo de Intenções antes do ACT?
Não necessariamente.
Quando a cooperação já estiver definida e houver condições para estabelecer objeto, atividades, responsabilidades, cronograma e resultados, poderá ser avaliada diretamente a celebração de um ACT.
Preciso elaborar um plano de trabalho?
Sim.
O plano de trabalho é parte fundamental da instrução da proposta e deverá apresentar as informações necessárias para caracterizar e operacionalizar a cooperação.
Quem elabora a minuta do ACT?
A DRINT é responsável pela elaboração da minuta do ACT, após receber e analisar a documentação e o plano de trabalho.
A unidade interessada pode elaborar a minuta?
A unidade deverá concentrar seus esforços na elaboração da proposta e do plano de trabalho. A minuta do instrumento será elaborada pela DRINT.
Quem analisa juridicamente o ACT?
A análise jurídica é realizada pela Procuradoria Federal junto à UFAPE, quando cabível.
Posso iniciar as atividades enquanto o ACT está em tramitação?
Não.
As atividades deverão observar a formalização e as condições estabelecidas no instrumento antes do início de sua execução.
Quanto tempo demora para celebrar um ACT?
O prazo depende da complexidade da proposta, da documentação apresentada, das análises necessárias e de eventuais ajustes solicitados durante a tramitação.
Para evitar atrasos, encaminhe a documentação completa e confira o checklist antes da abertura do processo.
ACT em 12 passos
1. Identifique a oportunidade
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2. Defina o objeto da cooperação
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3. Elabore o projeto/plano de atividades
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4. Submeta à Câmara de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação ou Departamento de Inovação (para projetos de inovação)
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5. Obtenha a aprovação do mérito acadêmico
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6. Encaminhe a documentação à DRINT
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7. DRINT analisa a proposta e elabora a minuta
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8. Análise jurídica pela Procuradoria Federal, quando cabível
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9. Atendimento dos ajustes e aprovação
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10. Assinatura dos representantes legais
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11. Registro e publicação
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12. Execução, acompanhamento e encerramento
Documentos e modelos
[BAIXAR – Modelo de Plano de Trabalho para ACT]
[BAIXAR – Modelo de Ofício de Solicitação]
[BAIXAR – Checklist para ACT]
Precisa de orientação?
Antes de encaminhar sua solicitação, consulte as orientações desta página e confira o checklist.
Caso permaneça alguma dúvida sobre o enquadramento da parceria ou sobre o procedimento de formalização, entre em contato com a:
Diretoria de Relações Interinstitucionais – DRINT/UFAPE
E-mail: drint@ufape.edu.br
Atenção: dúvidas sobre o enquadramento da parceria devem ser apresentadas antes da elaboração da minuta. A DRINT é responsável pela análise e elaboração da minuta do ACT após o recebimento da documentação necessária.